El objetivo de esta política es establecer los parámetros y controles internos que rigen los gastos de CheckSpring Community Corporation (junto con sus filiales y afiliados controlados, en lo sucesivo denominada la Organización).
Los gastos de la Organización deben ser habituales, prudentes, coherentes con las leyes y reglamentos aplicables, y estar razonablemente relacionados con los objetivos y necesidades empresariales de la Organización.
Esta política identifica los gastos excesivos o de lujo, crea procesos razonablemente diseñados para eliminar dichos gastos y establece la responsabilidad de su cumplimiento.
Los gastos rutinarios de funcionamiento, los gastos de capital y otros gastos razonables no están prohibidos por esta política.
La Organización tiene autoridad para proporcionar retribuciones y prestaciones que sean razonables.
Esta política establece la prohibición de gastos que sean excesivos o gastos de lujo, tal y como exige la normativa del Programa de Inversión de Capital de Emergencia del Departamento del Tesoro (31 CFR Parte 35), y como pueden exigir otros estatutos y normativas.
Esta política es responsabilidad de la junta directiva de la Organización (junta).
La junta ha aprobado esta política y revisará su cumplimiento con una frecuencia no inferior a la anual, y se informará a la junta de los datos resumidos sobre gastos excesivos o suntuarios como parte de la revisión del cumplimiento.
Esta política se aplica a todos los empleados, directivos y consejeros de la Organización con respecto a cualquier gasto de la Organización.
Al realizar cualquier gasto en nombre de la Organización, los empleados, directivos y consejeros deben considerar si se trata de un gasto excesivo o suntuario prohibido por esta política.
«Gastos excesivos o de lujo» significa gastos excesivos en cualquiera de los siguientes conceptos en la medida en que no sean gastos razonables o apropiados para el desarrollo empresarial, el desarrollo del personal, incentivos razonables al rendimiento u otras medidas razonables similares llevadas a cabo en el curso normal de las operaciones empresariales de la Organización:
- (1) Entretenimiento o eventos. Esta categoría incluye honorarios, cuotas, gastos de entradas relacionados con clubes sociales, deportivos, artísticos y gastronómicos, actividades, celebraciones u otros eventos, y gastos similares.
Los gastos por contribuciones benéficas y eventos benéficos no están prohibidos por esta política.
Quedan exentos de esta política los gastos de ocio o eventos por un importe inferior a 10.000 dólares por caso y a 50.000 dólares en total al año por persona.
Los gastos que superen estas cantidades requieren la aprobación del Comité Ejecutivo. - (2) Renovación de oficinas e instalaciones. Esta categoría incluye los costes y asignaciones para la renovación de oficinas, incluidos los gastos relacionados con mobiliario, arte, personalización de oficinas, acabado interior, diseño y decoración, y gastos similares que superen la política actual del Consejo y que requieran su aprobación.
- Para evitar dudas, las inversiones de capital razonables en tecnología, equipos y artículos similares que amplíen la capacidad a largo plazo de un beneficiario del ECIP para proporcionar productos y servicios a sus clientes y a la comunidad no son gastos excesivos ni suntuarios.
- (3) Servicios de aviación u otros servicios de transporte. Esta categoría incluye las tasas de flete, billetes, tasas de amarre o atraque, pagos a plazos de vehículos, gastos de reserva y de agencias de viajes y gastos similares asociados a servicios de transporte (por ejemplo, avión, tren, coches de alquiler o furgonetas).
El kilometraje reembolsable según las tarifas de kilometraje vigentes del Servicio de Impuestos Internos está exento de esta política.
Los viajes en avión se realizarán con compañías aéreas comerciales, a menos que un vuelo chárter resulte más rentable o que el Consejo lo apruebe de otro modo. - El director general puede establecer o delegar en un directivo apropiado la autoridad para establecer procesos de reembolso de gastos de viaje razonables, procesos que deben ser revisados por la dirección ejecutiva con una frecuencia no inferior a la anual.
- (4) Desgravaciones fiscales. Esta categoría incluye cualquier reembolso de impuestos adeudados con respecto a cualquier remuneración.
Esta categoría no se aplica a los acuerdos de compensación fiscal para empleados sujetos a impuestos de una jurisdicción no estadounidense. - El director general puede establecer o delegar en un directivo adecuado la autoridad para establecer procesos de evaluación y aprobación de los gastos de las categorías anteriores que no sean gastos de lujo o excesivos y que no estén exentos de esta política por otros motivos.
Estos procesos deben ser revisados por la dirección ejecutiva con una frecuencia no inferior a la anual.
Dichas aprobaciones deben ser comunicadas al consejo de administración (en forma de resumen apropiado) con una frecuencia no inferior a la anual.
Cualquier excepción o violación de esta política debe comunicarse inmediatamente al
(i) el director general, o
(ii) al directivo responsable de la función de cumplimiento de la Organización.
Las excepciones e infracciones deben comunicarse a la junta directiva con una frecuencia no inferior a la anual, o con mayor frecuencia si la naturaleza y gravedad de la infracción lo justifican.
Todos los empleados, directivos y directores de la Organización deben adherirse a esta política y serán responsables de su cumplimiento.
Cualquier empleado o directivo que infrinja esta política puede ser objeto de medidas disciplinarias que pueden llegar al despido.
Todo empleado o directivo que tenga conocimiento de cualquier circunstancia que pueda indicar una violación de esta política está obligado a informar de dicha circunstancia a su supervisor o al responsable principal de cumplimiento o al grupo de cumplimiento de la Organización.
La Organización prohíbe las represalias contra cualquier empleado o directivo que denuncie de buena fe infracciones reales o presuntas del código de conducta de la Organización, leyes, reglamentos u otras políticas de la Organización, incluida esta política.
La constatación de represalias contra un empleado o directivo puede dar lugar a medidas disciplinarias, incluido el despido.
No informar con prontitud de infracciones conocidas cometidas por otros también puede considerarse una infracción del código de conducta de la Organización.
Los empleados y directivos pueden formular preguntas, plantear inquietudes o denunciar casos de incumplimiento de esta política y/o de cualquiera de las políticas subyacentes pertinentes existentes poniéndose en contacto con la siguiente dirección [COMPLIANCE HELP LINE OR E-MAIL].